سیستم کامپیوتری حسابداری برای کارایی درست و مناسب در زمینه خدمات حسابداری احتیاج به نرم افزار مدیریت انبار دارد که تمام کارایی هایی که ذکر شد به صورت اتوماتیک انجام پذیرد . زیرا در صورت نبود نرم افزار اطلاعات مربوط به قسمت انبار باید به صورت دستی انجام شود که در این صورت در کار نرم افزار حسابداری خلل ایجاد می‌شود و عملا نمی‌توان از آن استفاده کرد.
بسیاری از نرم افزارهای حسابداری فقط برای صدور فاکتور برای مشتری و کنترل موجودی صندوق و کالای موجود در انبار ساخته شده است و مناسب و استاندارد برای دفاتر قانونی و خدمات مالی دوطرفه نمی‌باشد. به این نرم افزار مدل بازاری یا فروشگاهی می‌گویند. اما برخی از آنها دارای دفاتر قانونی و استاندارد دو طرفه بوده که می‌توان هم با دید بازاری و هم حسابداری از آن استفاده کرد .
کسانی که از این نرم افزارها استفاده می‌کنند به ۳ گروه تقسیم می‌شوند:
- کارخانهها، ادارات و …
- شرکت ها، کارگاه‌ها و …
- فروشگاه‌ها ، مغازه‌ها و …
نرم افزار حسابداری چه وظیفه ای دارد؟
نرم افزار حسابداری برای رصد مستمر و مداوم و اثربخش معاملات مالی درون یک سازمان بوده و معمولا پکیج های پنج گانه ای را دنبال می کند که عبارتند از: دفتر کل، حساب های دریافتی، حساب های قابل پرداخت (بستانکار)، حقوق و دستمزد و گزارش گیری جامع مبتنی بر نیاز های مدیریت ارشد.
در طراحی و تولید نرم افزار های حسابداری (ACCOUNTING SOFTWARE) به منظور مدیریت اثر بخش امور مالی (FINANCIAL MANGEMNET)، این پنج قابلیت که ماژول (MODULE) نامیده می شود، لحاظ می شود.
نرم افزار های حسابداری چه کاربرد هایی را پوشش می دهند؟
اگر برای نخستین بار است که قصد دارید نسبت به خرید نرم افزار فروشگاهی حسابداری اقدام کنید، باید بدانید که اصولا نرم افزار های حسابداری بر اساس نیاز های خاصی تولید می شود و کاربرد های متنوع و متفاونی با یکدیگر دارند.
بخشی از نرم افزار های حسابداری، برای حسابداری پایه هستند. یعنی کارهای معمولی. مثلا مدیریت حساب های بانکی. بررسی ضمانت نامه های بانکی برای پروژه های مختلف. سر رسید چک هایی که به فروشندگان کالا و خدمات داده شده است. دریافت مبالغ صورت وضعیت از کارفرما های دولتی و خصوصی و مدیریت دارایی های ثابت و بررسی اسناد دریافتنی و پرداختنی. این ها در واقع هسته یک سیستم حسابداری را تشکیل می دهد که نیاز مدیریت مالی را تامین می کند.
بخشی از نرم افزار های حسابداری، پروژه محور (PROJECT BASED ACCOUNTING) تعریف و طراحی می شود. یعنی شما بر اساس پروژه ای که در یک صنعت خاص در یک مکان و زمان خاص دارید، نرم افزار خاصی طراحی یا خریداری می کنید تا آن نیاز خاص را بر طرف کند. این نرم افزار ها تلاش می کند تا سود شما در پروژه خاص بهتر رصد و افزایش یابد و از هدر رفتن منابع انسانی و کالایی، جلوگیری شود. حداکثر سازی سودآوری هم در مدیریت منابع انسانی هم در نظارت بر حسن اجرای تعهدات پیمانکار در مقابل مشتری (شامل کارفرما) صورت می گیرد.
در نرم افزار های حسابداری پروژه محور، تلاش می کند تا هزینه های پروژه در حال و اینده بررسی و همه هزینه ها از نظر مدیریت پروژه محاسبه می شود تا در بهبود تصمیم گیری مدیران میانی و ارشد موثر باشد.
